Les sites représentent les différents établissements de la société. Ces différents sites sont affiliés à un SIRET et SIREN pour des sites siège et uniquement à un SIRET pour des sites secondaires.
Un site secondaire est toujours directement lié à un site siège. Un site siège peut comporter plusieurs sites secondaires. Les collaborateurs seront, de par leur contrat, attribué au site auquel ils appartiennent.
📌 À noter : certains paramétrages sont à configurer directement sur le site siège impactant donc les sites secondaires reliés au site siège.
C’est le cas pour les onglets “Absences et congés” et “Variables de paie”.
D’autres peuvent être configurés par site, secondaire et siège confondus, c’est le cas pour les onglets “Général” et “Gestion des heures”.
De plus, vous pouvez également importer vos sites grâce à un fichier excel mis à votre disposition afin de ne pas ajouter manuellement chacun de vos sites.
Enfin, vous pouvez accéder à une visualisation de la hiérarchie de vos sites. Dans le cas où vous avez plusieurs sites, cela vous permet de vérifier que vous avez bien configuré le siège social au-dessus des autres sites par exemple.
Passons aux différents onglets d’un site.
Onglet “Général”
Vous pourrez renseigner les informations générales du site :
- Le code du site : à définir pour les sites sièges et secondaires dans le cadre d’une connexion avec le logiciel de paie Silae. Cela correspond au nom interne de l'établissement sur Silae.
- Le nom du site,
- Le numéro de SIRET du site
- Le type de site : siège ou établissement secondaire
- L’établissement parent si il existe. Ce champ permet de créer votre hiérarchie de site. L’établissement parent est hiérarchiquement supérieur au site que vous êtes en train d’ajouter.
- L’adresse complète du site : adresse, complément d’adresse, code postal, ville, pays
- Le logo du site en png ou jpeg.
📌 À noter : ce champ permet de mettre en valeur votre marque employeur sur les documents générés pour ce site comme les contrats de travail ou les comptes rendus d’entretien par exemple.
- La forme juridique
- Le représentant légal du site
- La qualité du représentant légal
- Le numéro R.C.S (Immatriculation au Registre du commerce et des sociétés)
- Le capital social
- Le devise du site : cela aura un impact sur les modules liés aux frais professionnels et aux achats.
Ensuite, le bouton “Générer des matricules automatiques” peut être coché afin de générer automatiquement le matricule lors de la création du contrat de travail et la sélection du site contractuel.
Vous pourrez définir un format, c’est-à-dire le nombre de chiffres composants le matricule, et indiquer le prochain numéro afin de générer le prochain matricule à partir du dernier créé.
Puis, vous pouvez enregistrer le RIB de l’entreprise. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez payer les notes de frais et les acomptes indépendamment des variables de paie, c'est-à-dire par virement SEPA. En effet, le logiciel génère un fichier XML. pour le paiement de ces deux types de variables de paie.
D’autres éléments peuvent être renseignés mais ne sont pas obligatoires :
- Le responsable d’exploitation
- Le responsable QSSE : cette personne est indiquée sur la carte d’autorisation de la direction générée sur isiRH
- Les charges de structures mensuelles liées au calcul du coût de revient (mentionné sur la rémunération du collaborateur)
📌 À noter : Le coût de revient est égal au coût total divisé par le nombre d'heures productives + les charges de structures et divisé par le nombre d'heures productives du site.
Enfin, vous pouvez choisir de mutualiser l’abonnement en définissant un email de facturation spécifique à ce site afin de séparer la facturation de l’abonnement mensuel de chaque site au logiciel isiRH.
Le champ “ID Odoo” est à remplir par le service facturation du logiciel.
Onglet “Gestion des heures”
Cet onglet permet de définir les horaires d’ouverture du site et vos règles générales de gestion des heures supplémentaires du site (majoration, seuil…).
Ainsi, dans un premier temps, définissez les horaires d’ouverture du site. Cela aura notamment un impact sur la gestion des temps partiels.
Puis, dans un second temps, définissez vos règles de gestion des heures supplémentaires. Ces configurations dépendent de votre convention collective ou d’accord d’entreprise :
Quelles sont les absences exclues du calcul des heures supplémentaires c’est-à-dire les heures d’absence qui ne sont pas comptées comme du temps de travail effectif ?
Est-ce que les jours fériés inclus dans le calcul des heures supplémentaires, c’est-à-dire que les jours fériés comptent comme du temps de travail effectif comme les congés payés par exemple ?
Est-ce que les heures supplémentaires compensées sont majorées ?
Définissez également les taux de majoration pour les heures réalisées un jour férié, les heures réalisées un jour habituellement non travaillé (exemple : travail du dimanche) et pour les heures supplémentaires lissées à l'année. L’ensemble des taux de majoration sont configurables dans le module de configuration “Taux de majoration”.
📌 À noter : Une configuration du taux de majoration des heures supplémentaires lissées à l'année est disponible également sur le contrat du collaborateur si le taux est spécifique selon le collaborateur.
Ensuite, vous pouvez définir les tranches de majoration des heures supplémentaires pour les temps plein. Par défaut, elles sont configurées de la manière suivante : pour les 8 premières heures, les heures supplémentaires seront majorées à 25% et au-delà, elles seront majorées à 50%. Vous êtes libres d’ajouter des tranches de majoration ou de modifier les taux de majorations.
Les configurations concernant les heures supplémentaires auront un impact sur les modules liés à la gestion de temps comme le module “Temps hebdomadaires”.
Enfin, définissez une ou plusieurs notifications sur le seuil annuel d’heures supplémentaires à ne pas dépasser pour ce site : nombre d’heures supplémentaires maximum et les personnes à notifier. À défaut d'accord, le contingent annuel d'heures supplémentaires est fixé à 220 heures par salarié sur l'année.
Onglet “Contrats sociaux”
Cet onglet est lié à la connexion avec le logiciel de paie Sage. Si vous êtes concerné par cette connexion, veuillez contacter notre support technique pour plus d’informations.
Onglet “Absences et congés”
Cet onglet permet d’adapter ses règles de gestion des absences et congés selon le fonctionnement du site. Nous allons voir dans le détail chaque configuration de cet onglet :
Paramétrage des congés
Gestion des jours ouvrables
Indiquer par défaut le nombre de jours de congés et la méthode de calcul, jours ouvrés ou jours ouvrables, pour chaque contrat ayant pour site contractuel celui que vous êtes en train de paramétrer.
📌 À noter : lorsque vous choisissez “Jours ouvrables”, vous pouvez indiquer le nombre de jours ouvrables maximum à décompter sur la période de congés (applicable sur l’ensemble des contrats en jours ouvrables) et le jour ouvrable, généralement le samedi.
Cela est utile dans le cas où les collaborateurs en temps partiel avec des CP en jours ouvrables travaillent le samedi et que leur jour ouvrable doit être configuré le lundi par exemple.
📌 À noter : Ces configurations sont également disponibles sur le contrat du collaborateur si le jour ouvrable est spécifique selon le collaborateur.
Méthodes de calcul des congés
- Autorisation du décompte des congés payés en demi-journée
Cette configuration permet d’activer ou non le décompte des congés payés en demi-journées lorsque le collaborateur ne travaille qu’une demi-journée.
📌 À noter : La loi indique qu’il faut déduire 1 jour mais l’usage veut qu’on ne déduise qu’1 demi-journée.
Exemple : un collaborateur à temps plein du mardi au samedi midi pose 1 congé payé le samedi matin
- Arrondi des CP acquis en fin de période
Exemple : si un collaborateur possède 14,65 jours en fin de période de congés, l'arrondi affichera 15 jours.
- Calcul des CP d'un mois incomplet en jours ouvrés
Cochez cette case dans le cas où un contrat commence ou se termine en cours de mois et que, par conséquent, le nombre de jours de présence sera calculé en jours ouvrés ou en jours calendaires pour déterminer le prorata des CP.
- Ancienneté nécessaire pour ne pas impacter le nombre de congés acquis lors d'arrêt(s) maladie
Cette configuration permet d’indiquer un nombre d’années d’ancienneté au-delà duquel les absences de type maladie n’impacte plus l’acquisition de congés payés.
- Jours de fractionnement
C’est ici que vous pourrez paramétrer les congés par fractionnement et activer les droits pour les collaborateurs du site. Définissez la date de début de la période estivale et la date de fin sur le site en question.
Le calcul des jours de fractionnement est le suivant : le logiciel détermine le nombre maximum de CP consécutifs posés sur la période estivale (par exemple du 01/05 au 31/10).
Si au moins 10 jours ouvrés consécutifs ont été posés sur la période estivale alors le logiciel détermine le solde de CP au 1er novembre.
Ainsi, si le solde est de 3 ou 4 jours alors nous ajoutons 1 jour de fractionnement et si le solde est supérieur ou égal à 5 jours alors nous ajoutons 2 jours de fractionnement.
📌 À noter : sur isiRH, les jours de fractionnement alimentent le compteur de CP en N-1.
- Prise de congés par anticipation
Si vous autorisez les salariés à utiliser les congés acquis sur la période courante, il vous suffit de cocher le bouton “Autoriser les collaborateurs à utiliser les congés acquis sur la période courante ?”.
Si vous décochez ce bouton, cela signifie que le collaborateur ne pourra pas poser des congés acquis N. Il pourra donc uniquement poser des congés acquis N-1.
Forfaits jours
Ici, vous pourrez définir les règles de gestion des forfaits jours et notamment les règles liées au repos des forfaits jours.
Tout d’abord, sélectionnez le type d'absence qui correspond aux jours de repos du salarié en forfait jours. Ce type d’absence sera crédité de l’ensemble de ses jours de repos. Dans isiRH, il est notamment possible d’automatiser le calcul des jours de repos pour les forfaits jours.
Ensuite, si le salarié en forfait jours travaille le week-end, il faudra définir le type d’absence qui sera crédité automatiquement avec des repos hebdomadaires.
📌 À noter : Le module à utiliser pour saisir le temps travaillé le week-end par un salarié en forfait jour qui ne saisit pas son temps habituellement est le module “Week-end travaillé”.
Configuration à appliquer lors d'un changement de période
Paramétrez les configurations à appliquer lors d'un changement de période.
1. Définissez la méthode utilisée pour le solde N-2 des CP :
- Non cumulé à l’année N-1, indemnisé dans les variables de paie
- Non cumulé à l’année N-1, supprimé sans contrepartie
- Reporté sur l’année N-1
2. Définissez la méthode utilisée pour le solde N-1 des RTT :
- Non cumulé à l’année N, indemnisé dans les variables de paie
- Non cumulé à l’année N, supprimé sans contrepartie
- Reporté sur l’année N
Vous pouvez également définir un plafond de report des RTT pour limiter la quantité de RTT qui peuvent être reportés sur la prochaine période.
Exemple : Si vous renseignez le “plafond de report” avec 1,5 jour, alors un collaborateur a qui il reste 5 jours de RTT, ne possèdera plus que 1,5 jour au changement de période.
Le reste des RTT, qui se trouve au-dessus du plafond, (ici : 5 - 1,5 = 3,5 jours restants) sera soit indemnisé soit supprimé sans contrepartie selon le paramétrage.
3. Définissez la méthode utilisée pour le solde N-1 des jours de repos :
- Non cumulé à l’année N, indemnisé dans les variables de paie
- Non cumulé à l’année N, supprimé sans contrepartie
- Reporté sur l’année N
Si vous choisissez le non cumul des CP, RTT ou jours de repos et la suppression sans contrepartie, vous pourrez définir une date limite d'utilisation des CP N-2, des RTT N-1 et des jours de repos N-1.
Exemple : Si vous indiquez une date limite d’utilisation des RTT N-1 au 31/01, les salariés pourront utiliser leur solde de RTT N-1 jusqu’au 31/01 de l’année N.
Notifications
Enfin, vous pouvez définir les collaborateurs à mettre en copie lorsqu'une absence est validée et les collaborateurs à notifier lors du changement d'une période.
Onglet “Variables de paie”
Cet onglet permet de définir les notifications avec le gestionnaire de paie, le mode d 'envoi des variables de paie et de paramétrer les éléments qui remonteront dans les variables de paie (notes de frais, indemnités kilométriques, frais professionnels, tickets restaurants, indemnité de télétravail absences et congés, primes…).
Tout d’abord, indiquez l’email de votre gestionnaire de paie afin qu’il soit destinataire des alertes relatives à la paie. Il pourra recevoir notamment les alertes présentes dans les notifications en dessous de champ si celles-ci sont cochées :
- Notification lors de l'envoi des variables de paie : lorsque vous cliquez sur le bouton “Envoyer les variables” dans le module “Variables de paie”
- Notification lors de la création d'un contrat : lorsque vous créez un contrat où, dans le type de contrat, le bouton “Notification du cabinet comptable ?” est coché
- Notification lors de la fin d'un contrat : lorsque vous mettez fin à un contrat où, dans le type de contrat, le bouton “Notification du cabinet comptable ?” est coché
- Notification en cas de saisie d'une absence d'un collaborateur : lorsque qu’une absence est saisie par un collaborateur et pour laquelle, dans le type d’absence, le bouton “Notification du cabinet comptable ?” est coché
Ensuite, définissez le mode d’envoi des variables de paie de ce site :
- Par email (Format Excel. xlsx.) : un export au format Excel sera envoyé à l’email indiqué dans le champ “Email du gestionnaire de paie destinataire des alertes relatives à la paie”.
- Par API Silae : définir les paramètres de connexion à l’API Silae dans “Informations de connexion à l'API” . À noter : si vous sélectionnez ce choix d’envoi des variables, un nouvel onglet apparaît sur le module “Sites” : Gestion de l’API Silae. La synchronisation se paramètre uniquement via le site siège.
- Par email (Format Silae .csv) : un export .csv compatible avec le logiciel Silae sera disponible dans le module “Variables de paie”.
- Par Import Sage (TXT) : un import .txt des valeurs de base compatible avec le logiciel Sage sera disponible dans le module “Variables de paie”
Des paramètres d’import sont à compléter, par exemple le code pour les indemnités kilométriques ou le code pour les notes de frais indiqué sur Silae. Vous pourrez également indiquer le code pour les tickets restaurant ou le code pour les frais professionnels.
Puis, paramétrez les éléments qui remonteront dans les variables de paie.
Notes de frais
Tout d’abord, cochez le bouton “Afficher les notes de frais dans les variables de paie” si vous souhaitez que les notes de frais validées apparaissent dans les variables de paie et donc, sur les bulletins de paie.
Si vous décochez le bouton, cela veut dire que les notes de frais sont payées indépendamment des variables de paie et que vous allez générer un fichier xml. pour votre banque afin d’effectuer les virements directement sur les comptes bancaires des salariés (en virement SEPA).
Ensuite, le bouton “Déclarer la TVA par taux ?” permet d’indiquer si vous souhaitez que le champ lié à la TVA s’affiche dans la saisie d’une note de frais.
Le champ “Compte comptable” permet d’afficher ce compte comptable dans l'export détaillé des notes de frais en écritures comptables.
📌 À noter : Si dans la fiche collaborateur, un compte comptable est également renseigné alors ce sera celui indiqué dans la fiche collaborateur qui remontera dans l’export comptable des notes de frais.
La configuration “Inclure les notes de frais ayant été ajoutée il y a plus de” permet de décaler de X mois, semaines ou jours la prise en compte des notes des frais.
Exemple : si vous indiquez 1 mois, ce seront les notes de frais du mois précédent (M-1) et non du mois en cours (M) qui remonteront dans votre variable de paie. Il faut suffit de laisser vide ou d’indiquer « 0 » pour inclure les notes de frais validées du mois en cours.
Enfin, le champ “Autoriser la saisie des notes de frais dont la date d’achat ne dépasse pas” permet, à la soumission d’une note de frais, de prendre en compte la date du jour et non le mois de la note de frais comme pour la configuration précédente.
Exemple : vous indiquez 1 mois dans la configuration et nous sommes aujourd’hui le 15 avril.
Si le collaborateur veut saisir une note de frais du 1er mars dans la période du mois de Mars, cela ne fonctionnera pas car nous sommes le 15 avril et que la note de frais date du 1er mars, donc elle est supérieure à 1 mois. Il vous suffit de laisser vide pour accepter la saisie d’une note de frais sans limite d’ancienneté de date d’achat.
📌 À noter : si une note de frais du mois de Mars est saisie sur la période d’Avril, celle-ci va remonter automatiquement dans la période de Mars sauf si la période de Mars est déjà en état “Payée”.
Indemnités kilométriques
Tout d’abord, cochez le bouton “Afficher les indemnités kilométriques dans les variables de paie” si vous souhaitez que les indemnités kilométriques validées apparaissent dans les variables de paie et donc, sur les bulletins de paie.
Si vous décochez le bouton, cela veut dire que les indemnités kilométriques sont payées indépendamment des variables de paie et que vous allez générer un fichier xml. pour votre banque afin d’effectuer les virements directement sur les comptes bancaires des salariés (en virement SEPA).
Ensuite, la configuration "Inclure les indemnités kilométriques ayant été ajoutée il y a plus de” permet de décaler de X mois, semaines ou jours la prise en compte des indemnités kilométriques.
Exemple : si vous indiquez 1 mois, ce seront les indemnités kilométriques du mois précédent (M-1) et non du mois en cours (M) qui remonteront dans votre variable de paie. Il suffit de laisser vide ou d’indiquer « 0 » pour inclure les indemnités kilométriques validées du mois en cours.
Enfin, vous pouvez indiquer ici si le lieu de départ et de retour des déplacements indiqués dans les indemnités kilométriques sont fixes pour ce site ou modifiable par le collaborateur.
Si vous indiquez “Domicile non modifiable” ou “Entreprise non modifiable”, ces champs seront grisés dans le profil du collaborateur afin qu’il ne puisse pas modifier cela et l’adresse du collaborateur ou l’adresse du site remonteront automatiquement dans la déclaration d’indemnités kilométriques.
Si vous indiquez “Lieu modifiable”, le collaborateur pourra indiquer ce qu’il souhaite comme configuration par défaut dans son profil : “Domicile non modifiable”, “Entreprise non modifiable” ou “Lieu modifiable” pour le lieu de départ et de retour dans sa déclaration d’indemnités kilométriques.
Frais professionnels
Cochez le bouton “Afficher les frais professionnels (déplacements en zone) dans les variables de paie” si vous souhaitez faire remonter les frais professionnels (déplacements en zone) dans les variables de paie. (Plus d’informations sur les frais professionnels dans l’article Configurer les frais professionnels)
Vous pouvez également cocher le bouton “Afficher les temps de route dans les variables de paie ?” si vous souhaitez faire remonter les temps de route dans les variables de paie du site.
Tickets restaurant
Tout d’abord, cochez le bouton “Activer les tickets restaurants” si le site en cours de paramétrage possède des tickets restaurants. Si ce n’est pas le cas, décochez le bouton.
Ensuite, cochez le bouton “Afficher les tickets restaurants dans les variables de paie” si vous souhaitez que les tickets restaurants apparaissent dans les variables de paie. Si vous décochez le bouton, cela veut dire que les tickets restaurants ne remonteront pas sur votre variable de paie et donc sur le logiciel de paie.
Enfin, indiquez la valeur d'un ticket restaurant et la participation de l'entreprise dans les 2 champs suivants. Ces champs sont utilisés pour créer le fichier de commande des tickets restaurants compatibles avec Edenred et disponible dans le module “Variables de paie” (voir Paramétrer les titres restaurants).
Indemnités de télétravail
Si vous indemnisez les jours de télétravail, vous pouvez configurer le montant attribué ici. IsiRH vous propose deux règles de calcul :
- “Indemnisation au réel par jours télétravaillés : indiquer le montant par jours télétravaillés ou par demi-journées de télétravail. Ce montant est en euros.
- "Indemnisation par jour hebdomadaire régulier : indiquer le montant de l’indemnité pour 1 à 6 jours hebdomadaires télétravaillés. Cela fonctionne comme un forfait de jour de télétravail par semaine où un montant précis est défini en euros. Ici, le logiciel ne va pas calculer un montant par jour mais selon le nombre de jours effectués par semaine.
Exemple indemnisation au réel par jour travaillés : si vous indiquez 2 dans le champ “Montant de l'indemnité par jours télétravaillés” et que le collaborateur effectue 3 jours de télétravail dans le mois, cela fera 3x2, soit 6 euros d’indemnités de télétravail.
Exemple indemnisation par jour hebdomadaire régulier : si le collaborateur effectue un jour de télétravail dans la semaine cela va correspondre à un certain montant, s’il effectue 3 jours par semaine un autre montant..etc..
📌 À noter : les indemnités de télétravail remontent dans les variables de paie, dans une colonne dédiée.
Absences et congés
Définissez ici les types d’absences qui remonteront dans les variables de paie du site.
Par défaut aucun type d’absence n’est affiché sur les variables de paie, sélectionnez ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la liste des absences ci-dessus.
Éléments variables de paie personnalisés
Cette dernière configuration permet de créer des colonnes supplémentaires sur les variables de paie afin de faire remonter les primes et autres variables saisies dans le module “Primes et autres variables” et paramétrées dans le module de configuration “Types de primes et autres variables” (Voir les articles Saisir des primes en masse et Configurer les différents types de primes)
Saisissez l’intitulé de l’élément variable de paie (désignation de la colonne sur vos variables de paie) et sélectionnez les primes et autres variables liées à cet élément.
📌 À noter : les éléments variables de paie ajoutés doivent être configurés également dans le logiciel de paie avant l’envoi des variables.
Exemple : vous pouvez différencier les primes de nuit et les primes exceptionnelles sur deux colonnes différentes.
Capture d’écran
Onglet “Gestion de l’API Silae”
Cet onglet est uniquement disponible si une synchronisation a été effectuée entre isiRH et Silae.
Cela permet de sélectionner ce que vous souhaitez synchroniser parmi les champs issus du logiciel isiRH vers le logiciel de paie Silae suite à la mise à jour d’une fiche collaborateur ou d’un contrat.
Cela permet également de définir les éléments que vous souhaitez faire remonter sur le logiciel de paie Silae lors de la création d’un nouveau collaborateur sur isiRH afin de créer la fiche salarié sur Silae.
📌 À noter : Les champs “Numéro de sécurité sociale”, “Matricule”, “Date de début” et “Date de fin” sont des champs obligatoires lors de la synchronisation vers Silae.
Une spécificité existe pour les compteurs de congés. En effet, si vous cochez le bouton “Compteurs de congés (CP/RTT...)”, une synchronisation journalière sera effectuée pour récupérer les compteurs de Silae.
📌 À noter : Tous les CP/RTT déjà posés et validés mais qui ne sont pas encore synchronisés seront déduits pour afficher des compteurs toujours à jour aux collaborateurs.